Kampania sprawozdawcza w ROD trwa. Uchwałą Nr 4/I/2025 Okręgowy Zarząd Warmińsko-Mazurski PZD w Olsztynie w dniu 24 stycznia 2025 roku powołał Zespół do Obsługi Walnych Zebrań Sprawozdawczych w ROD i Konferencji Delegatów ROD w Okręgu Warmińsko-Mazurskim PZD w 2025 roku.

Aby przygotować się do jej przebiegu na gruncie ogrodowym i okręgowym zorganizowane zostały 4 narady:

• dla Zespołu do Obsługi Walnych Zebrań w dniu 31 stycznia 2025 roku
  w Olsztynie;
• dla przedstawicieli organów PZD czyli zarządów i komisji rewizyjnych 04.02.2025 w Ełku oraz 06.02.2025 w Olsztynie
• dla skarbników ROD 27.02.2025 w Olsztynie

Narady miały na celu przypomnienie najważniejszych zagadnień dotyczących przygotowania oraz przebiegu walnych zebrań. Podstawą merytoryczną były  Wytyczne dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych i konferencji delegatów w rodzinnych ogrodach działkowych w roku 2025 przyjęte uchwałą nr 382/2024 Krajowego Zarządu Polskiego Związku Działkowców z dnia 18 grudnia 2024 r. oraz doświadczenia Okręgu z lat ubiegłych. Po części wykładowej był czas na wyminę doświadczeń uczestników oraz pytania wyjaśniające wszystkie wątpliwości.

Za część wykładową odpowiedzialni byli przedstawiciele okręgowych organów PZD oraz merytoryczni pracownicy biura Okręgu:

• dla Zespołu do Obsługi Walnych Zebrań w dniu 31 lutego 2025 roku w Olsztynie:

Prezes Jan Miszkiel, I Wiceprezes Jerzy Giezek, Przewodnicząca Okręgowej Komisji Rewizyjnej PZD Barbara Seroka-Piotrowska, dyrektor biura Okręgu Agnieszka Michno, główny księgowy Okręgu Marta Rulewska, starszy inspektor ds. inwestycji Krystyna Leonard

• dla przedstawicieli organów PZD czyli zarządów i komisji rewizyjnych 04.02.2025 w Ełku oraz 06.02.2025 w Olsztynie

Prezes Jan Miszkiel (Ełk),Wiceprezes Okręgu Roman Grzegorz (Olsztyn), Przewodnicząca Okręgowej Komisji Rewizyjnej PZD Barbara Seroka-Piotrowska (Olsztyn), dyrektor biura Okręgu Agnieszka Michno (Ełk, Olsztyn), główny księgowy Okręgu Marta Rulewska (Ełk, Olsztyn), starszy inspektor ds. inwestycji Krystyna Leonard (Ełk, Olsztyn), starszy inspektor ds. ogrodniczych Piotr Chmielewski (Ełk, Olsztyn).

• dla skarbników ROD:

Prezes Jan Miszkiel, Przewodnicząca Okręgowej Komisji Rewizyjnej PZD Barbara Seroka-Piotrowska, główny księgowy Okręgu Marta Rulewska, kierownik Ośrodka Finansowo-Księgowego w Olsztynie Marzena Kamińska, starszy inspektor ds. inwestycji Krystyna Leonard

Podczas narad dla zarządów i komisji rewizyjnych omówiono następujące zagadnienia:

• zadania statutowe komisji rewizyjnych ROD dotyczące walnych zebrań
• sporządzanie sprawozdań finansowych i preliminarzy ROD
• zadania Zarządu ROD dotyczące przygotowania, zwołania oraz  przebiegu walnego zebrania (konferencji delegatów)
• zadania zarządu ROD po walnym zebraniu (konferencji delegatów)
• uchwały podejmowanych przez walne zebrania.
• rekomendowany sposób obliczania opłat ogrodowych
• najczęściej popełnianych błędów dotyczących przygotowania, zwołania oraz  przebiegu walnego zebrania (konferencji delegatów)
• inwestycje i remonty w ROD – przygotowanie do prowadzenia inwestycji i remontów w ROD oraz niezbędnej dokumentacji
• zadania członków Zespołudo Obsługi Walnych Zebrań Sprawozdawczych
  w ROD i Konferencji Delegatów ROD.

Podczas narady dla skarbników ROD omówiono:

• Zasady prowadzenia dokumentacji finansowej (opisywanie faktur i rachunków, odpowiedzialność za jej prowadzenie i przechowywanie)
• Zasady gospodarki środkami finansowymi (obrót bezgotówkowy i obrót gotówkowy, Fundusze PZD),
• Zasady naliczania i rozliczania opłat ogrodowych pobieranych od działkowców (rodzaje opłat i zasady ich ustalania oraz rozliczania, niedozwolone opłaty)
• Wynagrodzenia w ROD (rodzaje: świadczenia pieniężne, nagrody, umowy zlecenia, umowy o dzieło; sporządzanie list wypłat; rozlicznie kosztów delegacji)
• Terminy sporządzania sprawozdań finansowych ROD, informacja finansowa dotycząca działalności finansowej ROD na podstawie ustawy o ROD,
• Podstawowe zasady rozliczeń z Urzędem Skarbowym i ZUS
• Majątek trwały ogrodu (rejestr środków trwałych, inwentaryzacja, likwidacja)
• Zasady pozyskiwania środków z zewnątrz (dotacje z OZPZD i KZPZD, pożyczki
  z Funduszu Samopomocowego)
• Znaczenie programu DGCS PZD System i działalności OFK.

Narady dla przedstawicieli zarządów i komisji rewizyjnych PZD w ROD cieszyły się dużym zainteresowaniem – łącznie w  3 naradach wzięło udział 178 osób, z tego 111 osób to przedstawiciele Zarządów ROD, a 67 osób to członkowie Komisji Rewizyjnych (głownie przewodniczący). Natomiast w naradzie skarbników ROD uczestniczyły 62 osoby.

Wsparcie dla ROD w tak ważnym przedsięwzięciu jak walne zebrania jest dalej prowadzone przez biuro Okręgu. Aktualnie jest to możliwe poprzez indywidualne spotkania przedstawicieli ROD z merytorycznymi pracownikami biura Okręgu, do czego serdecznie zachęcamy. Poprawnie przygotowanie walnego zebrania
i dokumentacji ułatwia jego przeprowadzenie, a także likwiduje ryzyko nieważności.

Agnieszka Michno
dyrektor biura Okręgu
Warmińsko-Mazurskiego PZD w Olsztynie