DANE DO KONTAKTU
adres: ul. Kopernika 39, Olsztyn (przy biurze Okręgu)
telefon: 89 527 55 66; 515 537 770
e-mail: ksiegowosc.ofk@ozpzd.olsztyn.pl
ZASADY PRZYSTAPENIA DO OŚRODKA FINANSOWO KSIĘGOWEGO
Zasady przystąpienia do OFK przez Zarządy ROD:
- posiadać komputer z oprogramowaniem i dostępem do internetu,
- zakupić program DGCS PZD System
- posiadać aktualną bazę działkowców i działek w programie DGCS PZD System
- podjąć uchwałę o przystąpieniu do wybranego OFK
- doręczyć od Okręgu pismo z wnioskiem o podpisanie umowy porozumienia ze wskazaniem osób, które będą reprezentować Ogród (do pisma dołączyć uchwałę Zarządu)
- podpisać przygotowane przez Okręg ramowe porozumienie Zarządu ROD z OFK, która szczegółowo określi warunki współpracy i odpowiedzialność stron (wg wzoru zaproponowanego w uchwale 302/2018 KZ PZD – ZPZ str. 275)
- przekazać niezbędne dane do OFK zgodnie z wykazem (rejestr środków trwałych z tabelą umorzeniową, wykaz należności/zobowiązań działkowców wg bilansu z podziałem na tytuł powstania, uchwały o wypłacie świadczeń pieniężnych/ nagród/ zleceń, osobach zarejestrowanych w ZUS)
- sporządzić upoważnienia dla OFK do przesyłania deklaracji do US i ZUS
- przekazać bilans ROD przyjęty przez Okręg
- Dokonywanie rocznej opłaty za usługi wykonywane zgodnie z zawartym porozumieniem. Opłata za usługi OFK wynosi rocznie 33 zł od działki.
Opłata roczna uiszczana jest przez Zarząd ROD z góry na podstawie noty wystawionej przez Okręg do dnia 31 marca k. r. (Okręgowy Zarząd ma prawo zmienić wysokość opłaty rocznej raz w roku. Decyzja o zmianie wysokości opłaty rocznej winna być uchwalona najpóźniej do 15 listopada roku poprzedzającego rok od którego będzie obowiązywać. O zmianie opłaty Okręgowy Zarząd informuje Zarząd ROD najpóźniej do dnia 31 grudnia).
DOKUMENTY JAKIE NALEŻY PRZEKAZAĆ DO OFK
DOKUMENTY do DOSTARCZENIA do Ośrodka Finansowo-Księgowego przez Zarząd ROD przy podpisaniu porozumienia
- Dane osób do kontaktu (z ramienia Zarządu ROD – imię, nazwisko, funkcja w ROD, telefon)
- Skład Zarządu ROD (uchwała)
- Skład Komisji Rewizyjnej ROD (uchwała)
- Osoby upoważnione do rachunku bankowego (uchwała)
- Rejestr działek – numer działki, powierzchnia użytkowa działki
- Rejestr działkowców – wykaz działkowców z informacją o numerze działki i o powierzchni działki, datą przydziału działki, datą nadania członkostwa, pesel, adres do korespondencji, informacją czy jest to członek czy nie członek, informacją czy działkę użytkuje wspólnie z współmałżonkiem (jeżeli tak dane współmałżonka),tabelę naliczeń składek i opłat za dany rok (preferowana forma excel)
- Zestawienie sald i obrotów (analityczne)
- Ksero bilansu ROD z załącznikami, w tym załącznik o zobowiązaniach/należnościach (z uwzględnieniem rozliczeń z poszczególnymi działkowcami, daty i tytułu ich powstania)
- Ksero preliminarza finansowego ROD
- Rejestr środków trwałych (rodzaj środka trwałego, wartość początkowa środka trwałego, wartość umorzeń środka trwałego)
- Aktualne umowy cywilno-prawne
- Aktualne uchwały finansowe Walnego Zebrania
– przyjęciu bilansu ROD i preliminarza ROD
– o opłatach ogrodowych - Aktualne uchwały finansowe Zarządu ROD:
– o podwyższonej opłacie ogrodowej od nowych działkowców
– w sprawie ustalenia form wynagrodzeń w ROD
– w sprawie wypłaty świadczeń pieniężnych - Stan prawny ogrodu tj.: numer w rejestrze KRPZD, REGON, NIP, adres położenia ROD, adres korespondencyjny, email, rok utworzenia, status ROD (stały, czasowy), liczba terenów, powierzchnia całkowita, powierzchnia użytkowa, ilość działek, ilość działek użytkowanych. (W razie wątpliwości dane należy skonsultować z inspektorem ds. terenowo-prawnych Okręgu)
DRUKI
OGÓLNE INFORMACJE
OFK prowadzi pełną księgowość ROD zgodnie z Zasadami Rachunkowości i Zakładowym Planem Kont PZD na programie Komputerowym DGCS PZD System.
Ogrody będące w OFK mają prawo nabyć program na potrzeby ROD w cenie 221,40 zł / aktualizacja 120,54 zł.
Ogrody będące poza OFK mają prawo nabyć program na potrzeby ROD w cenie 316,11 zł / aktualizacja 172,20 zł)
ODSETKI OD NIETERMINOWEJ WPŁATY
Zgodnie z postanowieniami § 159 pkt 2 STATUTU PZD opłata ogrodowa powinna być uiszczona w terminie nie później niż do 30 czerwca roku kalendarzowego. Indywidualny terminy wnoszenia opłat w ogrodzie ustalany jest przez WZ ROD. Od wpłat dokonanych po upływie tego terminu Zarząd uprawniony jest do pobierania odsetek ustawowych w wysokości ustawowej (podstawa prawna: Regulamin ROD § 19 i 20 oraz Statut PZD § 166).
DOKUMENTY KSIĘGOWE
Każdy dokument przed zaksięgowaniem musi być:
- opisany przez prezesa lub upoważnionego członka zarządu (osoba, której zlecono zakup)
- poddany kontroli merytorycznej – ocena zasadności operacji
- poddany kontroli formalnej – ocena poprawności wystawienia dowodu
- poddany kontroli rachunkowej – kontrola bezbłędności obliczeń
- akceptowany do wypłaty – na dowód tego podpisany przez prezesa i skarbnika lub upoważnionego członka zarządu
Każdy dokument przed zaksięgowaniem musi być opisany przez prezesa lub upoważnionego członka zarządu (pod opisem podpisuje się)
- Osoba uprawniona zamieszcza na dowodzie księgowym krótki opis operacji wraz ze wskazaniem, jakiej działalności dotyczy.
- Opis powinien umożliwić prawidłowe zadekretowanie przez księgową.
- OPIS ZAMIESZCZAMY NA REWERSIE DOKUMENTU !!!
PRZYKŁADOWY OPIS FAKTURY
np. Dotyczy wywozu odpadów z biura Ogrodu. Kwota zgodnie z podpisaną umową.
Koszt administracyjny działalności bieżącej.
np. Znaczki zakupiono na potrzebę wysyłki zaproszeń na Walne Zebranie, które odbędzie się
w dniu 5.04.2025 w biurze Urzędzie Miasta Ełk. Lista osób w załączeniu.
Koszt działalności statutowej bieżącej.
np. Poczęstunek na posiedzenie Zarządu ROD w dniu 20.03.2025 r.
Koszt działalności statutowej bieżącej.
np. Fa za wyrobienie pieczątki skarbnika. Wzór pieczątki poniżej:
Koszt działalności statutowej bieżącej.
np. Narzędzia ogrodnicze zakupiono na potrzeby Instruktora SSI. Wykorzystywane podczas szkoleń.
Koszt F. Oświatowego.
PRZEKŁADOWY OPIS FAKTUR DOTYCZĄCYCH INWESTYCJI I REMONTÓW
Zdanie realizowane na podstawie uchwały walnego zebrania nr 10/2025 z dnia 04.04.2025 r. pt. „Wymiana ogrodzenia zewnętrznego ogrodu”
Zakupione materiały zostały wbudowane.
Wykonano zgodnie z umową zlecenia na wykonanie usług nr 5/2025 z 06.06.2025 r.
Koszt obciąża Fundusz Rozwoju ROD.
(Po sporządzeniu protokołu odbioru przyjąć na ewidencje środków trwałych)
WZÓR PIECZĄTKI AKCEPTUJĄCEJ
Sprawdzono pod względem merytorycznym
dnia ………………..…. podpis ………………………
sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
dnia ……………….……. podpis ……………..………
z a t w i e r d z a m d o w y p ł a t y
zł …..……………..….… (słownie złotych ……………………..
.………..……..………………………………………….……………….)
Skarbnik ……….…..….….. Prezes …….……….…………
AKTUALIZACJA DANYCH DO BANKU
Osoby upoważnione do rachunku bankowego ROD winny zgłosić zmianę numeru dowodu osobistego w przypadku jego wymiany, o ile wymiana dokumentu nastąpiła po pierwotnym upoważnieniu do konta bankowego.
OPIS DO FAKTUR „INWESTYCYJNYCH”
OPIS-DO-FAKTUR-inwestycyjnych_STANOWISKO W SPARWIE FUNKCJONALNOŚCI PROGRAMU KOMPUTEROWEGO DGCS PZD SYSTEM
20250505121335153PRACA W PROGRAMIE DGCS PZD
Uprzejmie prosimy o niezmienianie w kartotece działkowca raz wprowadzonego nr PESEL lub innego umownego numeru „właściciela” i „współmałżonka” działki , a także nazwiska w przypadku jego zmiany np. w wyniku zmiany stanu cywilnego.
Powyższa czynność powoduje utworzenie w księgowości drugiego konta tego samego działkowca w przypadku gdy zmiana została wprowadzona między wykonywanymi naliczeniami składek i opłat.
Jeżeli zdarzyło się tak lub jest potrzeba uaktualnienia ww. danych – prosimy o niezwłoczne powiadomienie księgowej OFK.
Jednocześnie z uwagi na uwolnienie cen energii elektrycznej od 01.07.2024r., OFK zaleca aby ROD-y dokonały odczytu liczników zużycia prądu przez działkowców na koniec czerwca br.
WALNE ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZO – WYBORCZE W ROD
Na okoliczność odbytych Walnych Zebrań sprawozdawczo – wyborczych w Państwa ROD, OKF zwraca się z uprzejmą prośbą o uaktualnienie danych w zakresie:
- Składu Zarządu ROD.
- Składu Komisji Rewizyjnej.
- Innych Komisji – o ile zostały powołane.
- Osób upoważnionych do rachunku bankowego ROD.
- Osób do kontaktu z OFK oraz numer telefonu.
- Uchwał na rok 2024 rodzących skutek finansowy między innymi: dotyczących wysokości składek i opłat, innych uchwalonych opłat (np. DR, opłat na inwestycje i remonty), świadczeń i nagród wraz z harmonogramem ich wypłat o ile został opracowany.
- Informacji dotyczących rozpoczętych / prowadzonych inwestycji – kopia (wnioski, uchwały).
- Informacji o zawartych umowach cywilno – prawnych w zakresie zatrudnienia np. gospodarza ROD.
Powyższe informacje ułatwią nam wzajemną współpracę.
CZYM RÓŻNI SIĘ UMOWA ZLECENIA OD MOWY O DZIEŁO
umowa-o-dzielo-a-umowa-zleceniaNALICZENIE I ROZPISANIE WYCIĄGU BANKOWEGO – NOWA TABELKA
Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, OFK w Olsztynie zmodyfikowało dla Państwa tabelę do rozpisania wpłat od działkowców z wyciągów bankowych. Nowa forma tabeli pozwoli Państwu zaoszczędzić papier oraz pozwoli zapisać więcej wpłat na jednej kartce.
Żywimy nadzieję, że przedstawiona propozycja usprawni Państwu prace w tym zakresie.
KWESTIONARIUSZ OSOBOWY do zawieranych umów zlecenia
Wychodząc naprzeciw potrzebom pozyskania informacji od Zleceniobiorców do zawarcia umowy zlecenia z ROD oraz zgłoszenia do ZUS i US – OFK w Olsztynie opracowało specjalny kwestionariusz osobowy, który winny wypełnić osoby, z którymi ROD zawiera stosowne umowy. Wypełniony kwestionariusz będzie załącznikiem do zawartej przez Państwa umowy i dostarczony do OFK. Jednocześnie przypominamy, że w ROD obowiązuje 2- osobowa reprezentacja do podpisywania m. innymi umów cywilno-prawnych. A co za tym idzie, umowy zlecenia winny być popisane 2-osobowo jako Zleceniodawca.
KWESTIONARIUSZ-OSOBOWY-do-zgloszenia-umow-cywiloprawnychROZLICZENIE ZUŻYCIA ENERGII ELEKTRYCZNEJ (EE) W ROKU 2023
Okręg Warmińsko – Mazurski PZD w Olsztynie informuje, że ROD powinny rozliczać zużytą energię elektryczną przez działkowców wg rzeczywistego ich zużycia, a po przekroczeniu przyznanego limitu niższej stawki kWh (wynikającej z przeliczenia faktury za dany okres i po przekroczeniu zużycia 250 kWh) zastosować wyższą przeliczeniową stawkę za zużycie energii elektrycznej.
Przyjęcie przez ROD założenia na podstawie złożonej deklaracji do Zakładu Energetycznego o przyznaniu limitu niższej stawki 250 kWh dla każdej działki w przeliczeniu na ilość zgłoszonych działek, a przyjęcie do ogólnego rozliczenia dla wszystkich działkowców sumy limitu – JEST BŁĘDNE.
Nadmieniamy, że ROD-y, które korzystają z programu DGCS mają możliwość ustawienia takiego naliczenia w programie. Szczegółowa instrukcja ustawienia znajduje się w zakładce Pomoc ( po aktualizacji instrukcji: zakładka Pomoc – Instrukcja – Sprawdź czy są nowe instrukcje – Instrukcja – 05 – Ogrody działkowe – pkt 5). Ogrody, które obsługiwane są przez OFK winny przedstawić (tak jak dotychczas) sporządzoną tabelę odczytów liczników stanu początkowego i końcowego za dany okres z uwzględnieniem zużycia do 250 kWh i powyżej tej wielkości. Sporządzona tabela będzie Państwu bardzo pomocna przy wprowadzaniu naliczeń za zużytą energię. Pracownicy OFK służą Państwu pomocą techniczną w przedmiotowym zakresie.
INFORMACJA O NALICZENIACH
W celu ujednolicenia wykonywania naliczeń składek i opłat w ROD-ach, prosimy o dokonywanie od roku 2023 naliczenie opłaty ogrodowej (OF) łącznie z opłatą partycypacyjną. Takie rozwiązanie zmniejszy ilość naliczeń oraz ułatwi Państwu rozpisywanie i wprowadzanie z wyciągów bankowych wpłat od działkowców.
Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, powyższe zmiany do naliczenia tej opłaty w DGCS moduł Ogród działkowy – ustawimy za Państwa przyjmując wysokość opłaty ogrodowej (OF) na poziomie z roku 2022 czyli np. 0,40 gr (OF) + 0,12 gr = 0,52 gr.
Na Państwa życzenie prześlemy uaktualnioną tabelkę pomocniczą do rozpisania i wprowadzenia wpłaty działkowców z wyciągów bankowych.
Jednocześnie, tak jak dotychczas, prosimy o dostarczenie (w excel) tabel naliczeń składek i opłat oraz stosownie do dokonywanych odczytów liczników, tabeli naliczeń za media wraz ze stanem liczników początkowy/końcowy.
W razie jakichkolwiek trudności lub wątpliwości służymy Państwu pomocą w bezpośrednim kontakcie lub telefonicznie.
NALICZENIE I ROZPISANIE WYCIĄGU BANKOWEGO
NALICZENIE-WPROWADZANIE-WB-24.04.2023-1INFORMACJA DLA OGRODÓW, KTÓRE PRZYSTAPIŁY DO OFK
OFK w Olsztynie uprzejmie przypomina Zarządom ROD, które przystąpiły do Ośrodka, iż zgodnie z zawartym Porozumieniem § 6 ust. 2 Ogrody zobligowane są do regularnego dostarczania do OFK kompletu dokumentów księgowych opisanych wg przyjętych zasad. Wpłaty od działkowców z wyciągów bankowych winny być wprowadzone do programu DGCS System – moduł ogrody działkowe oraz wpłaty te winny być opisane na wyciągu bankowym wg typu składek.
OFK w Olsztynie zwraca się z prośbą do ROD -ów z Olsztyna, aby w miarę możliwości dokumenty za dany m-c były dostarczane do dnia 5-go następnego miesiąca.
Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, oraz w trosce o wzajemny komfort podczas załatwiania spraw ROD, w przypadku osobistych wizyt w OFK, prosimy o ich wcześniejsze telefonicznie ustalenie.