DANE DO KONTAKTU

adres: ul. Kopernika 39, Olsztyn (przy biurze Okręgu)
telefon: 89 527 55 66; 515 537 770
e-mail: ksiegowosc.ofk@ozpzd.olsztyn.pl

PRACA W PROGRAMIE DGCS PZD

Uprzejmie prosimy o niezmienianie w kartotece działkowca raz wprowadzonego  nr PESEL  lub innego umownego numeru „właściciela” i „współmałżonka” działki , a także nazwiska w przypadku jego zmiany  np. w wyniku zmiany stanu cywilnego.

Powyższa czynność powoduje utworzenie w księgowości drugiego konta tego samego działkowca w przypadku gdy zmiana została wprowadzona między wykonywanymi naliczeniami składek i opłat.

Jeżeli zdarzyło się tak lub jest  potrzeba uaktualnienia ww. danych  –  prosimy o niezwłoczne powiadomienie księgowej OFK.

Jednocześnie z uwagi na uwolnienie  cen energii elektrycznej od 01.07.2024r., OFK zaleca aby ROD-y dokonały odczytu liczników zużycia prądu przez działkowców na koniec czerwca br.

WALNE ZEBRANIA SPRAWOZDAWCZO – WYBORCZE W ROD

Na okoliczność odbytych Walnych Zebrań sprawozdawczo – wyborczych w Państwa ROD, OKF zwraca się z uprzejmą prośbą o uaktualnienie danych w zakresie:

1. Składu Zarządu ROD.
2. Składu Komisji Rewizyjnej.
3. Innych Komisji – o ile zostały powołane.
4. Osób upoważnionych do rachunku bankowego ROD.
5. Osób do kontaktu z OFK oraz numer telefonu.
6. Uchwał na rok 2024 rodzących skutek finansowy między innymi: dotyczących wysokości składek i opłat, innych uchwalonych opłat (np. DR, opłat na inwestycje i remonty), świadczeń i nagród wraz z harmonogramem ich wypłat o ile został opracowany.
7. Informacji dotyczących rozpoczętych / prowadzonych inwestycji – kopia (wnioski, uchwały).
8. Informacji o zawartych umowach cywilno – prawnych w zakresie zatrudnienia np. gospodarza ROD.

Powyższe informacje ułatwią nam wzajemną współpracę.

CZYM RÓŻNI SIĘ UMOWA ZLECENIA OD MOWY O DZIEŁO

umowa-o-dzielo-a-umowa-zlecenia

NALICZENIE I ROZPISANIE WYCIĄGU BANKOWEGO – NOWA TABELKA

Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, OFK w Olsztynie zmodyfikowało dla Państwa tabelę do rozpisania wpłat od działkowców z wyciągów bankowych. Nowa forma tabeli pozwoli Państwu zaoszczędzić papier oraz pozwoli zapisać więcej wpłat na jednej kartce.
Żywimy nadzieję, że przedstawiona propozycja usprawni Państwu prace w tym zakresie.

2.-NOWA-tabela-do-WB-TABELKI-2023-PDF

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY do zawieranych umów zlecenia

Wychodząc naprzeciw potrzebom pozyskania informacji od Zleceniobiorców do zawarcia umowy zlecenia z ROD oraz zgłoszenia do ZUS i US – OFK w Olsztynie opracowało specjalny kwestionariusz osobowy, który winny wypełnić osoby, z którymi ROD zawiera stosowne umowy. Wypełniony kwestionariusz będzie załącznikiem do zawartej przez Państwa umowy i dostarczony do OFK. Jednocześnie przypominamy, że w ROD obowiązuje 2- osobowa reprezentacja do podpisywania m. innymi umów cywilno-prawnych. A co za tym idzie, umowy zlecenia winny być popisane 2-osobowo jako Zleceniodawca.

KWESTIONARIUSZ-OSOBOWY-do-zgloszenia-umow-cywiloprawnych

ROZLICZENIE ZUŻYCIA ENERGII ELEKTRYCZNEJ (EE) W ROKU 2023

Okręg Warmińsko – Mazurski PZD w Olsztynie informuje, że ROD powinny rozliczać zużytą energię elektryczną przez działkowców wg rzeczywistego ich zużycia, a po przekroczeniu przyznanego limitu niższej stawki kWh (wynikającej z przeliczenia faktury za dany okres i po przekroczeniu zużycia 250 kWh) zastosować wyższą przeliczeniową stawkę za zużycie energii elektrycznej.
Przyjęcie przez ROD założenia na podstawie złożonej deklaracji do Zakładu Energetycznego o przyznaniu limitu niższej stawki 250 kWh dla każdej działki w przeliczeniu na ilość zgłoszonych działek, a przyjęcie do ogólnego rozliczenia dla wszystkich działkowców sumy limitu – JEST BŁĘDNE.
Nadmieniamy, że ROD-y, które korzystają z programu DGCS mają możliwość ustawienia takiego naliczenia w programie. Szczegółowa instrukcja ustawienia znajduje się w zakładce Pomoc ( po aktualizacji instrukcji: zakładka Pomoc – Instrukcja – Sprawdź czy są nowe instrukcje – Instrukcja – 05 – Ogrody działkowe – pkt 5). Ogrody, które obsługiwane są przez OFK winny przedstawić (tak jak dotychczas) sporządzoną tabelę odczytów liczników stanu początkowego i końcowego za dany okres z uwzględnieniem zużycia do 250 kWh i powyżej tej wielkości. Sporządzona tabela będzie Państwu bardzo pomocna przy wprowadzaniu naliczeń za zużytą energię. Pracownicy OFK służą Państwu pomocą techniczną w przedmiotowym zakresie.

ODSETKI OD NIETERMINOWEJ WPŁATY

Zgodnie z postanowieniami § 144 pkt 2 STATUTU opłata ogrodowa powinna być uiszczona w terminie nie później niż do 30 czerwca 2023 roku. Indywidualny terminy wnoszenia opłat w ogrodzie ustalany jest przez WZ ROD.  Od wpłat dokonanych po upływie tego terminu Zarząd uprawniony jest do pobierania odsetek ustawowych w wysokości ustawowej ( podstawa parawna: Regulamin ROD  § 19 i 20 oraz Statut PZD § 150).

Program DGCS umożliwia wystawienie wezwania do zapłaty. Wezwanie można wygenerować w module Ogrody w zakładce – Rozrachunki – Rozrachunki pełne – wystaw dokument – wezwanie do zapłaty – zaznacz V – „odsetki na wydruk” – drukuj.

Wystawiony dokument, 1 egz. dostarczamy do działkowca, natomiast 2-gi egz. należy dostarczyć do księgowania przez OFK tak jaj inne dokumenty księgowe.

Nadmieniamy, że naliczone odsetki od nieterminowych wpłat podlegają rozliczeniu wpłaty od działkowca z WB w pierwszej kolejności i należy je wprowadzić jako typ operacji „OO”.

OPIS FAKTUR

4.-OPIS-FAKTUR

INFORMACJA O NALICZENIACH

W celu ujednolicenia wykonywania naliczeń składek i opłat w ROD-ach, prosimy o dokonywanie od roku 2023 naliczenie opłaty ogrodowej (OF) łącznie z opłatą partycypacyjną. Takie rozwiązanie zmniejszy ilość naliczeń oraz ułatwi Państwu rozpisywanie i wprowadzanie  z wyciągów bankowych wpłat od działkowców.

Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, powyższe zmiany do naliczenia  tej opłaty w DGCS moduł Ogród działkowy – ustawimy za Państwa przyjmując wysokość opłaty ogrodowej (OF) na poziomie z roku 2022 czyli np. 0,40 gr (OF)  + 0,12 gr = 0,52 gr.

Na Państwa życzenie prześlemy uaktualnioną tabelkę pomocniczą do rozpisania i wprowadzenia wpłaty działkowców z wyciągów bankowych.

Jednocześnie, tak jak dotychczas, prosimy o dostarczenie (w excel) tabel naliczeń składek i opłat oraz stosownie do dokonywanych odczytów liczników, tabeli naliczeń za media  wraz ze stanem liczników początkowy/końcowy.

W razie jakichkolwiek trudności lub wątpliwości służymy Państwu pomocą w bezpośrednim kontakcie  lub telefonicznie.

NALICZENIE I ROZPISANIE WYCIĄGU BANKOWEGO

NALICZENIE-WPROWADZANIE-WB-24.04.2023-1

INFORMACJA DLA OGRODÓW, KTÓRE PRZYSTAPIŁY DO OFK

OFK w Olsztynie uprzejmie przypomina Zarządom ROD, które przystąpiły do Ośrodka, iż zgodnie z zawartym Porozumieniem § 6 ust. 2 Ogrody zobligowane są do regularnego dostarczania do OFK kompletu dokumentów księgowych opisanych wg przyjętych zasad. Wpłaty od działkowców z wyciągów bankowych winny być wprowadzone do programu DGCS System – moduł ogrody działkowe oraz wpłaty te winny być opisane na wyciągu bankowym wg typu składek.
OFK w Olsztynie zwraca się z prośbą do ROD -ów z Olsztyna, aby w miarę możliwości dokumenty za dany m-c były dostarczane do dnia 5-go następnego miesiąca.
Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, oraz w trosce o wzajemny komfort podczas załatwiania spraw ROD, w przypadku osobistych wizyt w OFK, prosimy o ich wcześniejsze telefonicznie ustalenie.

ZASADY PRZYSTĄPIENIA DO OŚRODKA FINANSOWO KSIĘGOWEGO

Zasady przystąpienia do OFK przez Zarządy ROD:

1. Doręczenie od Okręgu pisma z deklaracją przystąpienia do OFK wraz z uchwałą Zarządu ROD w sprawie powierzenia prowadzenia księgowości do OFK
   (wzór uchwały oraz pisma poniżej)
2. Podpisanie ramowego porozumienia Zarządu ROD z OFK, która szczegółowo określi warunki współpracy i odpowiedzialność stron.
3. Dokonywanie rocznej opłaty za usługi wykonywane zgodnie z zawartym porozumieniem. Roczna opłata za usługi OFK wynosi 25 zł od działki.
   Opłata roczna uiszczana jest przez Zarząd ROD z góry na podstawie noty wystawionej przez Okręg do dnia 31 marca k. r.
   (Okręgowy Zarząd ma prawo zmienić wysokość opłaty rocznej raz w roku. Decyzja o zmianie wysokości opłaty rocznej winna być uchwalona najpóźniej do 15 listopada roku poprzedzającego rok od którego będzie obowiązywać. O zmianie opłaty Okręgowy Zarząd informuje Zarząd ROD najpóźniej do dnia 31 grudnia).

pismo-dot.-przystapienia-do-OFK-wersja-PDF

uchwala-przystapienie-do-OFK-wersja-PDF

OGÓLNE INFORMACJE

OFK prowadzi pełną księgowość ROD zgodnie z Zasadami Rachunkowości i Zakładowym Planem Kont PZD na programie Komputerowym DGCS PZD System.
Ogrody będące w OFK mają prawo nabyć program na potrzeby ROD w cenie 199,08 zł / aktualizacja 108,59 zł (normalnie 284,40zł / aktualnie 155,13zł)

Główne zadania Ośrodka:

1. Prowadzenie ksiąg zgodnie z przyjętymi Zasadami Rachunkowości PZD oraz ZPK stowarzyszenia ogrodowego i ustawą o rachunkowości,
2. Weryfikacja poprawności składanych przez ROD dokumentów pod względem formalnym, merytorycznym, rachunkowym oraz czy zostały zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione zgodnie ze Statutem PZD i ZPK PZD,
3. Dekretacja i księgowanie dokumentów na odpowiednie konta zgodne z ZPKPZD,
4. Prowadzenie wydzielonej ewidencji księgowej dla F. Rozwoju i F. Oświatowego,
5. Prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych,
6. Sporządzanie sprawozdań finansowych,
7. Sporządzanie raz roku informacji finansowej zgodnie z art. 33 ustawy o ROD,
8. Przekazanie do ROD ponumerowanych, zadekretowanych i zaksięgowanych dowodów księgowych, dzienników, zestawień obrotów i sald wraz z podpisem osoby dokonującej tych czynności, celem ich dalszego przechowywania zgodnie z ustawą o rachunkowości,
9. Realizacja obowiązków we współpracy z ROD w zakresie zgłaszania, wyrejestrowania ubezpieczonych w ZUS pracowników i zleceniobiorców oraz sporządzenie deklaracji miesięcznych za pomocą programu Płatnik,
10. Sporządzanie wymaganych deklaracji podatkowych (PIT 8AR, PIT 4R, PIT 11) i przekazywanie ich drogą elektroniczną do US.

OFK służy doradztwem i pomocą:

1. W zakresie sporządzania i prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej,
2. W prawidłowym prowadzeniu gospodarki kasowej i magazynowej,
3. W interpretowaniu i stosowaniu przepisów dotyczących Funduszu Rozwoju ROD i Funduszu Oświatowego PZD,
4. W zakresie stosowania przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego od osób fizycznych,
5. W zakresie zawierania i rozliczania umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz ustalania prawa do świadczeń pieniężnych i nagród,
6. W zakresie pozyskiwania środków na inwestycje w ROD i ich rozliczaniu,
7. Pomoc w przygotowaniu dokumentacji do badania sprawozdania finansowego przez komisję rewizyjną ROD,
8. W przygotowaniu sprawozdania finansowego do przedstawienia na walnym zebraniu celem ich zatwierdzenia,
9. W przygotowaniu preliminarza finansowego.

Zarządy ROD prowadzące księgowość w OFK zobowiązane są do:

1. Dostarczania dokumentów zgodnie z terminem określonym w porozumieniu (do 10 dnia każdego miesiąca)
2. Dostarczone faktury, rachunki, noty i inne powinny być:
   – sprawdzone i opisane pod względem merytorycznym przez osoby uprawnione,
   – podpisane pod względem formalnym i rachunkowym przez skarbnika,
   – zatwierdzone do wypłaty przez Prezesa i innego członka zarządu,
3. Dostarczone raporty kasowe podpisane przez osobę sporządzającą (skarbnika/kasjera) i zatwierdzającą (Prezesa/skarbnika,)
4. Dostarczone wyciągi bankowe powinny być rozpisane według wpłat działkowców na poszczególne działki, tytułem składek i opłat tak jak zostały wprowadzone w ROD do kartotek działkowca (naliczenia) oraz wpłaty winny być prowadzone w programie DGCS PZD System – moduł Ogrody (przelewy),
5. Dostarczenie do OFK (preferowana wersja edytowalna) tabel naliczeń składek i opłat oraz rozliczeń za media (woda, energia, inne) według odczytów liczników na poszczególnych działkowców z uwzględnieniem wartości rozliczenia na fakturze za dany okres rozliczeniowy.
6. Dostarczenia uchwał Walnego Zebrania w sprawie opłat ogrodowych na dany rok, uchwały Zarządu w sprawie podwyższone opłaty ogrodowej pobieranej od nowych działkowców, uchwał Zarządu ROD dotyczących wypłat świadczeń pieniężnych i nagród oraz innych uchwał związanych z finansami,
7. W przypadku prowadzenia przez OFK ewidencji umów cywilnoprawnych do terminowego dostarczania dokumentów celem zgłoszenia osób podlegających ubezpieczeniom ZUS,
8. Terminowego regulowania zobowiązań wynikających z porozumienia.

DOKUMENTY JAKIE NALEŻY PRZEKAZAĆ DO OFK

I. Ustalenie terminu przekazania dokumentów do OFK

• nie wcześniej niż po dostarczeniu do Okręgu prawidłowo sporządzonego sprawozdania finansowego ROD za rok 2022, pozytywnie zaopiniowanego przez Komisję Rewizyjną ROD (protokół z badania sprawozdania finansowego ROD), przyjętego przez Zarząd ROD (uchwała Zarządu ROD),
  Po przeprowadzeniu Walnego Zebrania niezbędne jest dostarczenie do OFK ksero uchwały w sprawie przyjęcia sprawozdania finansowego ROD przez walne zebranie członków ROD).

II. DOKUMENTY do DOSTARCZENIA do OFK przez Zarząd ROD

1. Dane osób do kontaktu (z ramienia Zarządu ROD – imię, nazwisko, funkcja w ROD, telefon)
2. Skład Zarządu ROD (uchwała)
3. Skład Komisji Rewizyjnej ROD (uchwała)
4. Rejestr działek – numer działki, powierzchnia użytkowa działki
5. Rejestr działkowców – wykaz działkowców z informacją o numerze działki i o pow. działek, datą przydziału działki, datą nadania członkostwa, pesel, adres do korespondencji, informacją czy jest to członek czy nie członek, informacją czy działkę użytkuje wspólnie z współmałżonkiem (jeżeli tak dane współmałżonka), tabelę naliczeń składek i opłat za dany rok ( preferowany format exel)
6. Zestawienie sald i obrotów (analityczne) na dzień 31.12.2022 r.
7. Ksero bilansu ROD za 2022 z załącznikami, w tym załącznik o zobowiązaniach/należnościach na 31.12.2021 r. (z uwzględnieniem rozliczeń z poszczególnymi działkowcami, daty i tytułu ich powstania)
8. Ksero preliminarza finansowego ROD na 2023
9. Rejestr środków trwałych na 31.12.2022 (rodzaj środka trwałego, wartość początkowa środka trwałego, wartość umorzeń środka trwałego)
10. Aktualne umowy cywilno-prawne
11. Aktualne uchwały finansowe Walnego Zebrania
    – przyjęciu bilansu ROD i preliminarza ROD
    – o opłatach ogrodowych
12. Aktualne uchwały finansowe Zarządu ROD:
    – o podwyższonej opłacie ogrodowej od nowych działkowców
    – w sprawie ustalenia form wynagrodzeń w ROD
    – w sprawie wypłaty świadczeń pieniężnych
13. Stan prawny ogrodu tj.: numer w rejestrze KRPZD, REGON, NIP, adres położenia ROD, adres korespondencyjny, email, rok utworzenia, status ROD (stały, czasowy), liczba terenów, powierzchnia całkowita, powierzchnia użytkowa, ilość działek, ilość działek użytkowanych. (W razie wątpliwości dane należy skonsultować z inspektorem ds. terenowo-prawnych Okręgu)