Informujemy, że zgodnie z uchwałą nr 3/XI/2023 z dnia 20.09.2023 r. w sprawie powołania i funkcjonowania Ośrodka Finansowo – Księgowego, z dniem 01 stycznia 2024 r. swoją działalność rozpocznie Ośrodek Finansowo-Księgowy w Szczytnie
Miejsce prowadzenia OFK Szczytno: siedziba Polskiego Związku Działkowców Rodzinnego Ogrodu Działkowego „Bogumiła Linki” znajdującego się pod adresem: 12-100 Szczytno, ul. Działkowa 4A,
Mając na uwadze profesjonalizm, sprawność, przestrzeganie prawa związkowego i zewnętrznego, poprawność, stosowanie programu DGCS PZD System zapraszamy zainteresowane ogrody do nawiązania współpracy.
Aktualnie w naszym Okręgu działają już trzy takie Ośrodki,
- OFK przy biurze Okręgu (ul. Kopernika 39, Olsztyn)
- OFK Bartoszyce przy biurze ROD Nad Łyną (ul. Ogrodowa 7, Bartoszyce)
- OFK Klebark przy biurze ROD Na Wójtowej Roli (Klebark Mały 29)
Prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się na podstawie umowy POROZUMIENIA zawartej pomiędzy Zarządem ROD a Okręgiem.
Zachęcamy do składania zgłoszeń do Okręgu.
OFK prowadzi pełną księgowość ROD zgodnie z Zasadami Rachunkowości i Zakładowym Planem Kont PZD na programie komputerowym DGCS PZD System.
*Ogrody będące w OFK mają prawo nabyć program na potrzeby ROD w cenie 199,08 zł /
aktualizacja 108,59 zł (normalnie 284,40zł / aktualizacja 155,13 zł)
Zasady przystąpienia do OFK przez Zarządy ROD:
- Posiadanie komputera z oprogramowaniem i dostępem do internetu
- Zakup programu DGCS PZD System
- Posiadanie aktualnej bazy działkowców i działek w programie DGCS PZD System
- Podjęcie uchwały o przystąpieniu do wybranego OFK
- Doręczenie od Okręgu pisma z deklaracją przystąpienia do OFK wraz z uchwałą Zarządu ROD w sprawie powierzenia prowadzenia księgowości do OFK. W piśmie należy wskazać członków Zarządu, którzy w umowie będą wskazani jako przedstawiciele ROD
(Wzór uchwały stanowi załącznik do niniejszej uchwały)*.
- Podpisanie ramowego porozumienia Zarządu ROD z OFK, która szczegółowo określi warunki współpracy i odpowiedzialność stron.
(Tekst ramowego porozumienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej uchwały)*.
- Przekazanie niezbędnych danych do OFK zgodnie z wykazem
(rejestr środków trwałych z tabelą umorzeniową, wykaz należności/zobowiązań działkowców wg bilansu z podziałem na tytuł powstania, uchwały o wypłacie świadczeń pieniężnych/ nagród/ zleceń, osobach zarejestrowanych w ZUS, Bilans ROD, preliminarz finansowy)
- Sporządzenie (przy współpracy pracownika OFK) upoważnienia dla OFK do przesyłania deklaracji do US i ZUS
- Dokonywanie rocznej opłaty za usługi wykonywane zgodnie z zawartym porozumieniem. Roczna opłata za usługi OFK wynosi 25 zł od działki.
Opłata roczna uiszczana jest przez Zarząd ROD z góry na podstawie noty wystawionej przez Okręg do dnia 31 marca k. r.
(Okręgowy Zarząd ma prawo zmienić wysokość opłaty rocznej raz w roku. Decyzja o zmianie wysokości opłaty rocznej winna być uchwalona najpóźniej do 15 listopada roku poprzedzającego rok od którego będzie obowiązywać. O zmianie opłaty Okręgowy Zarząd informuje Zarząd ROD najpóźniej do dnia 31 grudnia).
*) Na wniosek Zarządu ROD Okręg przekaże do Ogrodu treść uchwały o utworzeniu Ośrodka Finansowo – Księgowego wraz z załącznikami
Główne zadania Ośrodka:
1. prowadzenie ksiąg zgodnie z przyjętymi Zasadami Rachunkowości PZD oraz ZPK
stowarzyszenia ogrodowego i ustawą o rachunkowości,
2. weryfikacja poprawności składanych przez ROD dokumentów pod względem formalnym, merytorycznym, rachunkowym oraz czy zostały zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione zgodnie ze Statutem PZD i ZPK PZD
3. dekretacja i księgowanie dokumentów na odpowiednie konta zgodne z ZPKPZD,
4. prowadzenie wydzielonej ewidencji księgowej dla F. Rozwoju i F. Oświatowego
5. prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych
6. sporządzanie sprawozdań finansowych,
7. sporządzanie raz roku informacji finansowej zgodnie z art. 33 ustawy o ROD
8. przekazanie do ROD ponumerowanych, zadekretowanych i zaksięgowanych dowodów księgowych, dzienników, zestawień obrotów i sald wraz z podpisem osoby dokonującej tych czynności, celem ich dalszego przechowywania zgodnie z ustawą o rachunkowości.
9. realizacja obowiązków we współpracy z ROD w zakresie zgłaszania, wyrejestrowania ubezpieczonych w ZUS pracowników i zleceniobiorców oraz sporządzenie deklaracji miesięcznych za pomocą programu Płatnik,
10. sporządzanie wymaganych deklaracji podatkowych (PIT 8AR, PIT 4R, PIT 11) i przekazywanie ich drogą elektroniczną do US
OFK służy doradztwem i pomocą:
1. w zakresie sporządzania i prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej
2. w prawidłowym prowadzeniu gospodarki kasowej i magazynowej,
3. w interpretowaniu i stosowaniu przepisów dotyczących F. Rozwoju ROD i F. Oświatowego PZD
4. w zakresie stosowania przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego
od osób fizycznych
5. w zakresie zawierania i rozliczania umów o pracę, umów cywilnoprawnych oraz ustalania prawa
do świadczeń pieniężnych i nagród
6. w zakresie pozyskiwania środków na inwestycje w ROD i ich rozliczaniu,
7. pomoc w przygotowaniu dokumentacji do badania sprawozdania finansowego przez komisję rewizyjną
ROD
8. w przygotowaniu sprawozdania finansowego do przedstawienia na walnym zebraniu celem ich
zatwierdzenia
9. w przygotowaniu preliminarza finansowego
Zarządy ROD prowadzące księgowość w OFK zobowiązane są do:
1. Prowadzenia kartotek działkowców w programie DGCS PZD System moduł – ogrody działkowe
(naliczenia opłat na podstawie uchwał WZ, Zarządu ROD, Okręgowego Zarządu;
wprowadzanie wpłat działkowców zgodnie z wyciągami)
2. Dostarczania dokumentów zgodnie z terminem określonym w porozumieniu (do 10 dnia k.m.)
- Dostarczone faktury, rachunki, noty i inne powinny być:
– opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym przez osoby uprawnione,
– podpisane pod względem formalnym i rachunkowym przez skarbnika,
– zatwierdzone do wypłaty przez Prezesa i innego członka zarządu,
- Dostarczone raporty kasowe podpisane przez osobę sporządzającą (skarbnika/kasjera)
i zatwierdzającą (Prezesa/skarbnika) - Dostarczone wyciągi bankowe powinny być rozpisane na poszczególne działki, tytuły i lata tak jak zostały wprowadzone w ROD do kartotek działkowca prowadzonych w programie DGCS PZD System – moduł Ogrody
- Dostarczenia uchwał Walnego Zebrania w sprawie opłat ogrodowych na dany rok, uchwały Zarządu w sprawie podwyższone opłaty ogrodowej pobieranej od nowych działkowców, uchwał Zarządu ROD dotyczących wypłat świadczeń pieniężnych i nagród oraz innych uchwał związanych z finansami.
4. W przypadku prowadzenia przez OFK ewidencji umów cywilnoprawnych do terminowego dostarczania dokumentów celem zgłoszenia osób podlegających ubezpieczeniom ZUS.
5. Terminowego regulowania zobowiązań wynikających z porozumienia